Per le attività soggette ai controlli dei Vigili del Fuoco, l'art. 6 del DPR 151 del 2011 impone di mantenere in efficienza sistemi, dispositivi e attrezzature antincendio, di eseguire verifiche e manutenzioni e di assicurare informazione e formazione del personale, annotando tutto in un apposito registro. Il registro deve essere mantenuto aggiornato e reso disponibile per i controlli del Comando provinciale. Il DM 1 settembre 2021 richiama a sua volta l'obbligo di registrare gli interventi di controllo e manutenzione.
Un registro ben costruito si apre con una sezione anagrafica: dati dell'attività, numero della pratica di prevenzione incendi, data dell'ultima attestazione di rinnovo periodico di conformità antincendio quando prevista, responsabile dell'attività. Segue l'elenco dei presidi con numerazione univoca corrispondente alle planimetrie e ai cartellini, poi le sezioni per tipologia: estintori, idranti e naspi, impianti di rivelazione, porte tagliafuoco, illuminazione di sicurezza, impianti di spegnimento automatico, evacuatori di fumo.
In ogni sezione si annotano data, tipo di intervento, esito, anomalie riscontrate, azioni conseguenti e firma di chi ha operato. Vanno registrate anche la sorveglianza interna e le attività di formazione e le esercitazioni. Gli errori tipici sono le righe con la sola firma senza esito, le anomalie segnalate e mai chiuse, i presidi presenti in campo ma assenti dal registro e viceversa. In sede di controllo un registro coerente con quanto si vede nei reparti è il miglior biglietto da visita dell'organizzazione antincendio.