La norma non impone un formato per il registro dei controlli: può essere un quaderno a pagine numerate, un raccoglitore con schede prestampate o un sistema digitale. Ciò che conta è che sia completo, aggiornato, consultabile in sede di controllo e che le annotazioni siano attribuibili a chi le ha fatte e non modificabili a posteriori senza traccia. Il formato cartaceo è semplice e sempre disponibile, ma si deteriora, si smarrisce e rende difficile ricavare statistiche o scadenze.
I sistemi digitali, sempre più diffusi, permettono di associare a ogni presidio un codice QR o un tag applicato sul cartellino: l'addetto lo inquadra con lo smartphone, compila la verifica e il sistema registra data, ora e utente. Si possono allegare fotografie delle anomalie, generare in automatico l'elenco dei presidi in scadenza e produrre un report stampabile per i Vigili del Fuoco. Molti manutentori offrono portali propri in cui caricano i rapporti di intervento.
Affidarsi esclusivamente al portale del manutentore comporta però un rischio: se il contratto si interrompe, l'accesso ai dati storici può diventare difficile. L'ASPP deve quindi assicurarsi che l'azienda disponga sempre di una copia propria dei rapporti, esportata periodicamente. Altri requisiti da verificare sono la funzionalità in assenza di rete nei reparti schermati, le credenziali individuali e non condivise, il backup. In fase di transizione dal cartaceo al digitale conviene mantenere entrambi per qualche mese, verificando che i dati coincidano prima di abbandonare il vecchio registro.