Molte istruzioni operative sono scritte da tecnici per tecnici, in un italiano burocratico, con frasi lunghe, rimandi a norme e paragrafi numerati fino al quarto livello. Appese a bordo macchina, nessuno le legge. Un'istruzione pensata per chi lavora segue regole diverse: una sola operazione per foglio, passi numerati in ordine cronologico, frasi brevi che iniziano con un verbo all'imperativo, una fotografia della macchina reale per ogni passo critico, i DPI indicati con i pittogrammi in alto, i divieti evidenziati in un riquadro rosso.
Un esempio. Invece di «Prima di procedere alle operazioni di sostituzione utensile è necessario assicurarsi che la macchina sia stata posta in condizioni di sicurezza mediante l'arresto e il sezionamento», si scrive: «1. Premi stop. 2. Gira il sezionatore su zero. 3. Metti il tuo lucchetto. 4. Prova ad avviare: la macchina non deve partire». Il contenuto tecnico è lo stesso, la comprensibilità è molto maggiore, anche per chi ha una conoscenza limitata dell'italiano.
Prima di pubblicarla, l'istruzione va provata: si chiede a un operatore che non l'ha scritta di seguirla passo per passo mentre l'ASPP osserva dove esita o sbaglia. Ogni esitazione indica una frase poco chiara o un passaggio mancante. L'istruzione va poi datata e numerata con un indice di revisione, perché in reparto non devono circolare versioni diverse dello stesso documento. In un reparto chimico la stessa logica vale per le istruzioni di travaso e diluizione.