Tradurre istruzioni, cartelli e schede dei toolbox nelle lingue più diffuse in azienda è un investimento utile, purché fatto con metodo. Il primo passo è sapere quali lingue servono davvero: dall'elenco del personale e degli appaltatori ricorrenti si ricavano le tre o quattro lingue principali, che in molte aziende italiane sono per esempio rumeno, albanese, arabo, inglese, ma la composizione varia molto da territorio a territorio.
La traduzione automatica è oggi di qualità buona per i testi semplici e permette di produrre una prima versione in pochi minuti. Non va però mai pubblicata senza revisione: un errore su un termine tecnico, come confondere «sezionare» con «tagliare», o una negazione persa in una frase di divieto, può capovolgere il significato. La revisione ideale la fa un madrelingua che conosce anche il lavoro, per esempio un lavoratore esperto, con una traduzione di ritorno in italiano per i punti critici.
Il testo da tradurre deve essere già semplice in italiano: frasi brevi, un concetto per frase, niente sigle non spiegate. Più il testo di partenza è chiaro, migliore sarà il risultato. Ogni documento tradotto riporta la stessa data e lo stesso indice di revisione dell'originale, e quando l'originale cambia le traduzioni vanno aggiornate o ritirate. Un cartello in rumeno che riporta la vecchia regola mentre quello italiano mostra la nuova crea confusione e, in caso di incidente, una contraddizione difficile da spiegare.