Gli strumenti digitali ampliano le possibilità di comunicazione, ma vanno usati con criterio. Gli schermi nelle aree comuni, come mensa, area pause o zona timbrature, permettono di far ruotare messaggi brevi, fotografie, avvisi e brevi video, aggiornabili centralmente in pochi minuti. Funzionano se i contenuti cambiano spesso e sono pensati per essere visti senza audio, con testi brevi e immagini forti.
I codici QR applicati sulle macchine o sulle attrezzature collegano direttamente all'istruzione operativa aggiornata, al video dell'operazione, alla scheda di dati di sicurezza del prodotto, alla check list di controllo pre-uso. Il vantaggio è che il lavoratore trova sempre la versione corrente, senza fogli plastificati superati appesi in giro. Serve però che chi li usa disponga di un dispositivo aziendale o accetti di usare il proprio, e che i documenti di destinazione siano leggibili sullo schermo di un telefono.
La messaggistica istantanea, come i gruppi di reparto sugli smartphone, è rapida ma presenta problemi seri: mescolanza di informazioni personali e lavorative, messaggi fuori orario, assenza di tracciabilità strutturata, esclusione di chi non ha lo smartphone o non vuole condividere il proprio numero, rischi per la protezione dei dati. È preferibile usare canali aziendali dedicati e, per le comunicazioni rilevanti, prevedere sempre una conferma di lettura o un passaggio verbale. Un avviso critico inviato solo per messaggio non può considerarsi ricevuto. Anche il formato del video va scelto pensando a chi lo guarderà.