Dopo un infortunio, un incidente senza feriti o un near miss significativo, l'organizzazione impara qualcosa solo se l'informazione arriva a chi svolge attività simili, anche in altri reparti o in altri stabilimenti del gruppo. Lo strumento tipico è l'avviso di sicurezza, chiamato anche safety alert o lezione appresa: un documento di una pagina, diffuso rapidamente, che racconta l'evento e indica cosa cambia. La raccolta e la classificazione delle segnalazioni sono trattate in un altro blocco.
La struttura efficace è questa: cosa è successo, descritto in modo fattuale, senza nomi e senza giudizi; una fotografia del luogo o dell'attrezzatura; perché è successo, con le cause individuate fino a quel momento; cosa abbiamo fatto subito; cosa devi fare tu, con le istruzioni per chi svolge attività analoghe; a chi rivolgersi per domande. Il tono deve essere informativo e non accusatorio, perché lo scopo è prevenire la ripetizione, non individuare un colpevole.
La tempestività conta più della completezza: meglio un primo avviso entro pochi giorni, eventualmente aggiornato quando l'indagine è conclusa, che un documento perfetto dopo tre mesi, quando nessuno ricorda più l'evento. L'avviso si affigge in bacheca, si legge nei briefing dei reparti interessati e si usa come base per un toolbox. L'ASPP ne cura la redazione con il RSPP e verifica, nei giorni successivi, che le indicazioni pratiche siano state davvero applicate nelle postazioni simili.