Molti infortuni avvengono nelle settimane successive a una modifica: una macchina nuova con comandi disposti diversamente, un layout del magazzino riorganizzato, un percorso pedonale spostato, una procedura aggiornata. I lavoratori continuano per abitudine a comportarsi come prima, e il cambiamento genera situazioni impreviste. La gestione della comunicazione nel cambiamento merita quindi una pianificazione specifica.
Un piano minimo prevede quattro passaggi. Prima del cambiamento, informare chi ne sarà interessato su cosa cambia, quando e perché, coinvolgendo dove possibile alcuni operatori nella preparazione, per esempio nella prova della nuova postazione. Al momento dell'avvio, addestrare sul posto tutti i turni, compresi gli assenti al rientro, e aggiornare istruzioni, cartelli e segnaletica a terra contestualmente, non settimane dopo. Nei primi giorni, aumentare la presenza in reparto di preposto e ASPP per cogliere difficoltà e comportamenti abitudinari ormai sbagliati. Dopo un mese, raccogliere un ritorno dagli operatori e correggere ciò che non funziona.
Un dettaglio spesso dimenticato riguarda i soggetti periferici: addetti alle pulizie che lavorano di notte, autisti esterni, manutentori di imprese esterne, addetti all'emergenza che devono conoscere le nuove vie di esodo. L'ASPP può preparare una semplice lista di controllo per il cambiamento che includa tutte queste categorie e la verifica che ciascuna sia stata informata, con data e modalità.