L'art. 299 del D.Lgs. 81/08 stabilisce che le posizioni di garanzia relative a datore di lavoro, dirigente e preposto gravano anche su colui il quale, pur sprovvisto di regolare investitura, eserciti in concreto i poteri giuridici riferiti a ciascuno di quei soggetti. La norma ha codificato un principio che la Cassazione applicava già da tempo: conta ciò che si fa, non il titolo che si possiede.
Gli effetti pratici sono rilevanti. Un capo squadra senza nomina formale che distribuisce il lavoro, decide le sequenze operative e richiama i colleghi è preposto di fatto. Un socio che non ricopre cariche, ma ordina acquisti di attrezzature e decide i turni, può essere considerato datore di lavoro di fatto. Un amministratore formale che non ha alcun potere reale, la cosiddetta testa di legno, non per questo è esente: la giurisprudenza tende a ritenerlo comunque garante, insieme a chi gestisce davvero l'impresa.
Il principio funziona in entrambe le direzioni, ed è un errore pensarlo solo come estensione della responsabilità. Una nomina a preposto priva di qualsiasi potere reale di intervento, ad esempio conferita a un operaio che non coordina nessuno, difficilmente reggerà come fonte di responsabilità piena. Il RSPP, nell'aggiornare l'organigramma della sicurezza, dovrebbe confrontare le nomine con le funzioni effettivamente svolte, segnalando al datore di lavoro le discrepanze più evidenti, come capireparto non designati o preposti soltanto sulla carta.