La documentazione non serve a difendersi da un'accusa ingiusta soltanto dopo l'evento: serve prima di tutto a lavorare bene, e proprio per questo diventa credibile in giudizio. Una documentazione costruita a fini esclusivamente difensivi, piena di clausole di stile e povera di contenuto tecnico, viene riconosciuta facilmente da ispettori e consulenti del pubblico ministero e perde valore.
Il primo principio è la tracciabilità: ogni valutazione, proposta e segnalazione deve poter essere ricondotta a un autore, a un destinatario e a una data. Il secondo è la data certa, ottenibile con la firma congiunta dei soggetti previsti, con la posta elettronica certificata, con la marca temporale o con un sistema documentale che registri le versioni in modo non modificabile. Il terzo è la coerenza: DVR, procedure, programmi formativi e verbali devono raccontare la stessa azienda, con le stesse macchine e le stesse mansioni.
Il quarto principio è la conservazione ordinata. Un RSPP esterno che segue molte aziende deve poter ricostruire, anche a distanza di anni, ciò che ha scritto e consegnato a ciascuna. Un archivio digitale strutturato per cliente, anno e tipologia di documento, con copia delle trasmissioni e delle ricevute e un salvataggio di riserva su un supporto separato, è la base minima. Va considerato che i procedimenti penali per infortunio possono iniziare e concludersi molti anni dopo l'evento, e le malattie professionali emergono a decenni di distanza dall'esposizione.