Il DVR ha una doppia natura: strumento di gestione e prova documentale. L'art. 28, comma 2, richiede che rechi data certa o attestata dalla sottoscrizione del datore di lavoro e, ai soli fini della prova della data, dal RSPP, dal RLS o RLST e dal medico competente, ove nominato. La firma del RSPP, quindi, ha anche la funzione di fissare nel tempo il contenuto del documento.
In un procedimento la prima questione è quale versione del DVR fosse vigente al momento dell'infortunio. Un documento con molte revisioni non datate, pagine sostituite senza traccia o allegati di epoche diverse crea confusione e sospetto. È utile un indice delle revisioni con data, oggetto della modifica e firme, e la conservazione integrale di ogni versione superata: anche una revisione successiva all'evento, correttamente datata, non è un problema, perché dimostra la reazione dell'azienda e la sua capacità di apprendere dall'evento.
Per il RSPP è importante che il DVR riporti in modo leggibile il percorso logico della valutazione: fonti informative utilizzate, sopralluoghi svolti con date e partecipanti, misurazioni effettuate, criteri di stima del rischio, motivazioni delle scelte. Quando un rischio viene ritenuto non significativo, la ragione va scritta. Un documento così costruito permette al consulente tecnico del giudice di comprendere che il rischio è stato effettivamente considerato e non semplicemente dimenticato, anche quando la stima a posteriori appare discutibile.