La segnalazione scritta è lo strumento con cui il RSPP adempie il nucleo della propria funzione consulenziale e, insieme, documenta di averlo fatto. Per essere efficace deve permettere al datore di lavoro di decidere, e per essere utile in giudizio deve essere chiara anche per un lettore estraneo all'azienda.
Una buona segnalazione identifica la situazione in modo preciso: luogo, attrezzatura, attività, data del sopralluogo, eventuale documentazione fotografica. Descrive il pericolo e il possibile danno senza ambiguità, ad esempio rischio di caduta da oltre due metri durante l'accesso alla passerella del silo per assenza del parapetto su un lato. Richiama il riferimento normativo o tecnico pertinente, ad esempio l'articolo del decreto o la norma UNI applicabile. Propone una o più misure, distinguendo quella definitiva da quella provvisoria da adottare subito, e indica la priorità con un termine suggerito.
Il canale conta: una email con richiesta di conferma di lettura, una PEC per le situazioni gravi, una comunicazione protocollata nelle aziende strutturate. Va evitato il tono polemico o accusatorio, che irrigidisce i rapporti e non aiuta la decisione, ma anche l'eccesso di cautela linguistica, che rende la segnalazione vaga. Formule come «si suggerisce di valutare l'opportunità di» annacquano un messaggio che dovrebbe essere netto quando il rischio è alto. Il destinatario deve essere chi ha il potere di decidere, non un ufficio intermedio senza budget.