Oltre al DVR e alle segnalazioni, un insieme di documenti ricorrenti costruisce la storia della prevenzione aziendale. Il verbale della riunione periodica dell'art. 35 è tra i più importanti, ma viene spesso redatto in modo sbrigativo. Un verbale utile riporta i dati infortunistici discussi, i rischi esaminati, le proposte del servizio e del RLS, le decisioni assunte con responsabili e tempi, le questioni rimaste aperte. Un verbale di una riga che attesta l'esame del DVR senza osservazioni non dimostra nulla.
I verbali di sopralluogo del servizio di prevenzione, firmati dai partecipanti e corredati da fotografie, provano che il RSPP ha visto gli ambienti e cosa ha rilevato. È utile che riportino anche ciò che è risultato conforme, perché la descrizione di una protezione presente in una certa data può diventare decisiva se poi viene rimossa da qualcuno.
Per la formazione servono registri presenze, programmi dettagliati, materiali, nominativo e qualifica del docente, test e verifiche pratiche, attestati conformi all'Accordo del 2025. Per l'addestramento all'uso di attrezzature e DPI di terza categoria occorre documentare le prove pratiche individuali. La consegna dei DPI va registrata con schede nominative firmate che indichino tipo, modello, data e informazioni fornite. Questi documenti non sostituiscono la vigilanza sull'uso, ma ne costituiscono il presupposto verificabile e permettono di ricostruire chi sapeva cosa, e da quando.