Nei processi per infortunio l'azienda spesso dispone di un DVR accettabile e di attestati di formazione completi, ma non riesce a provare la vigilanza sull'applicazione delle regole. È il punto in cui si concentrano molte condanne di preposti e dirigenti, perché il giudice deduce dalla prassi scorretta diffusa che nessuno controllava, e la deduzione è difficile da smentire senza documenti.
La vigilanza può e deve lasciare tracce. Check list di controllo periodico compilate dai preposti per il proprio reparto, giri di ispezione programmati con registrazione delle anomalie rilevate e delle azioni intraprese, osservazioni comportamentali documentate, richiami verbali annotati in un registro e, nei casi ripetuti, provvedimenti disciplinari formali secondo l'art. 7 dello Statuto dei Lavoratori. Il numero di richiami e sanzioni non è di per sé un indicatore positivo, ma la totale assenza in un'azienda con centinaia di addetti indica quasi sempre che la vigilanza non funziona.
Il RSPP non è il soggetto che vigila sui lavoratori, ma può progettare gli strumenti con cui preposti e dirigenti esercitano e documentano la vigilanza, formarli al loro uso, analizzare periodicamente i dati raccolti e riportarli nella riunione periodica. Un sistema di schede di controllo semplici, specifiche per reparto e compilabili anche da smartphone, ha più possibilità di essere usato davvero rispetto a moduli lunghi e generici che finiscono compilati in blocco a fine mese.