Molte controversie sulla responsabilità del RSPP nascono dall'incertezza su cosa gli fosse stato chiesto. Una lettera di incarico chiara è quindi la prima forma di tutela, sia per il consulente esterno sia per il RSPP interno. Dovrebbe indicare l'ambito aziendale coperto, cioè sedi, unità produttive, eventuali cantieri, e le attività affidate al servizio, richiamando gli artt. 31 e 33 ma specificandone l'estensione concreta.
È opportuno precisare l'impegno temporale previsto, il numero minimo di sopralluoghi annui, le modalità di comunicazione con il datore di lavoro e con i dirigenti, il diritto di accesso a luoghi, documenti e informazioni, l'obbligo dell'azienda di comunicare tempestivamente modifiche organizzative, nuove attrezzature, nuove lavorazioni, infortuni e near miss. Senza queste informazioni il RSPP non può aggiornare la valutazione, e la lettera serve a dimostrare che il flusso era a carico dell'azienda.
Vanno evitate due situazioni opposte. La prima è l'incarico generico, accettato con un compenso incompatibile con il tempo necessario a svolgerlo bene: un compenso forfettario minimo per un'azienda metalmeccanica con cento addetti e tre turni non permette sopralluoghi adeguati, e il giudice valuterà comunque la diligenza professionale attesa. La seconda è l'attribuzione al RSPP, nella lettera, di compiti che spettano al datore di lavoro o ai dirigenti, come la vigilanza sui lavoratori o la gestione del budget, che trasformerebbero di fatto il consulente in un garante.