Nel testo originario del 2008 il preposto era già una figura di garanzia, definita dall'art. 2 come la persona che sovrintende all'attività lavorativa e garantisce l'attuazione delle direttive ricevute, controllandone la corretta esecuzione ed esercitando un funzionale potere di iniziativa. Nella pratica aziendale, però, la figura era spesso implicita: capisquadra e capiturno non sapevano di essere preposti e le aziende evitavano di formalizzarli.
La riforma del 2021 ha cambiato l'impostazione su tre piani. Sul piano organizzativo, il datore di lavoro e i dirigenti hanno l'obbligo di individuare il preposto. Sul piano dei poteri, il preposto non si limita a segnalare ma deve intervenire sui comportamenti scorretti e, se necessario, interrompere l'attività. Sul piano della competenza, la formazione deve avvenire in presenza e va aggiornata ogni due anni.
Ne deriva un preposto che non è più un semplice osservatore ma un anello operativo della catena di prevenzione, con un potere di arresto immediato che prima era riconosciuto in modo esplicito solo in situazioni di pericolo grave. Per l'RSPP questo comporta una revisione dell'organigramma della sicurezza: occorre mappare chi esercita di fatto la sovrintendenza in ogni reparto e turno, verificare che sia stato formalmente individuato e formato, e progettare strumenti concreti perché possa esercitare i nuovi poteri senza timore di ritorsioni o di contestazioni sulla produttività.