Con la lettera b-bis dell'art. 18 il datore di lavoro e i dirigenti hanno l'obbligo di individuare il preposto o i preposti per l'effettuazione delle attività di vigilanza dell'art. 19. È una novità sostanziale: prima la figura poteva esistere solo di fatto, oggi l'omessa individuazione è una violazione autonoma, sanzionata penalmente con arresto o ammenda a carico di datore di lavoro e dirigenti.
La stessa disposizione stabilisce che i contratti e gli accordi collettivi di lavoro possono prevedere un emolumento per il preposto per lo svolgimento di queste attività, e che il preposto non può subire alcun pregiudizio a causa dello svolgimento della propria attività. La clausola di tutela è importante: un capoturno che ferma una linea perché manca una protezione non può essere penalizzato per il calo di produzione conseguente.
La norma non prescrive la forma dell'individuazione, ma la forma scritta è l'unica che consente di provarla. Una buona lettera di individuazione indica il reparto, i turni e le attività su cui il preposto vigila, richiama gli obblighi dell'art. 19, specifica a chi riferire le segnalazioni, fa riferimento alla formazione ricevuta e viene firmata per presa visione. In un'azienda con tre turni su più linee è importante prevedere anche i sostituti, perché la vigilanza deve essere garantita in ogni momento e non solo nell'orario centrale del giorno, quando dirigenti e ufficio tecnico sono presenti. Nei turni notturni e nel fine settimana l'assenza di un preposto individuato è una delle lacune più comuni.