L'obbligo di individuazione non cancella il principio di effettività dell'art. 299, secondo cui le posizioni di garanzia gravano anche su chi, pur senza investitura formale, esercita in concreto i poteri giuridici riferiti al datore di lavoro, al dirigente o al preposto. Il risultato è che in azienda possono coesistere preposti formalmente individuati e preposti di fatto, per esempio l'operaio anziano che distribuisce il lavoro alla squadra quando il caposquadra è assente.
L'RSPP deve quindi aiutare il datore di lavoro a far coincidere il più possibile la forma con la realtà. Il primo criterio è l'analisi dei flussi di lavoro: chi assegna i compiti, chi decide la sequenza delle lavorazioni, chi può chiedere a un collega di fermarsi. Il secondo criterio è la presenza fisica: un preposto che lavora in un altro stabilimento o che passa gran parte del turno in ufficio non può vigilare efficacemente su un reparto. Il terzo criterio è la competenza tecnica sui rischi del processo.
Errori frequenti sono l'individuazione di massa, con lettere identiche consegnate a tutti i capisquadra senza distinguere le aree, e l'individuazione di persone prive dell'autorevolezza necessaria. In un cantiere edile, il preposto dell'impresa esecutrice è tipicamente il capocantiere o il caposquadra presente in quota con gli operai; in un ufficio con pochi addetti la figura può essere il responsabile amministrativo che organizza il lavoro, con poteri proporzionati ai rischi limitati dell'attività.