Nei contratti di appalto o subappalto, il comma 8-bis dell'art. 26 obbliga i datori di lavoro appaltatori o subappaltatori a indicare espressamente al datore di lavoro committente il personale che svolge la funzione di preposto. Il committente, quindi, deve sapere per ciascuna ditta esterna chi sovrintende ai lavoratori presenti nei suoi locali.
La finalità è rendere effettiva la cooperazione e il coordinamento previsti dall'art. 26: se durante una manutenzione su un impianto di verniciatura il personale del committente rileva un comportamento pericoloso degli operai della ditta esterna, deve poter rivolgersi immediatamente a una persona identificata e responsabile, senza passare per il titolare dell'impresa che magari si trova altrove.
Operativamente l'RSPP del committente può integrare la modulistica di qualifica dei fornitori con un campo dedicato al nominativo del preposto, ai suoi recapiti e agli estremi della sua formazione, e prevedere che la variazione del preposto sia comunicata prima dell'inizio delle attività. Nelle riunioni di coordinamento, il preposto della ditta esterna dovrebbe essere presente insieme al referente del committente; nei permessi di lavoro il suo nome dovrebbe comparire come persona che firma la presa in carico dell'area. Un preposto dichiarato ma assente dal sito per tutta la durata dei lavori è un segnale da affrontare subito con l'appaltatore, perché svuota di significato l'adempimento e lascia la squadra esterna priva di una guida sul posto.