L'aggiornamento del preposto è di 6 ore ogni due anni, e non più ogni cinque. L'articolo 37, comma 7-ter, introdotto dalla Legge 215/2021, impone che la formazione del preposto avvenga in presenza e sia ripetuta con cadenza almeno biennale e comunque ogni qualvolta sia reso necessario dall'evoluzione dei rischi o dall'insorgenza di nuovi rischi. L'Accordo esclude l'e-learning sia per il corso base sia per l'aggiornamento e considera la videoconferenza sincrona, con i requisiti tecnici previsti, equivalente alla presenza.
Sul piano organizzativo il cambio di periodicità moltiplica per due volte e mezzo il carico di gestione. In un'azienda con 40 preposti significa avere in media una ventina di aggiornamenti all'anno da pianificare, invece di otto. Lo scadenzario deve quindi distinguere le periodicità per figura, e non usare un unico campo a cinque anni per tutti.
Un caso frequente riguarda il dirigente che svolge anche funzioni di preposto, come il capo reparto con poteri di spesa e personale diretto. Il RSPP deve verificare quali corsi servono davvero: la formazione da dirigente non assorbe automaticamente quella da preposto, perché contenuti e periodicità sono diversi. La soluzione più pulita è individuare per iscritto ciascun ruolo e collegare a ognuno il proprio percorso, evitando attestati generici che non chiariscono quale obbligo sia stato soddisfatto. Nei verbali di individuazione dei preposti conviene richiamare anche la data dell'ultimo aggiornamento e quella della successiva scadenza biennale, così che ogni capo reparto sappia quando tornerà in aula.