Per ogni corso il soggetto formatore costituisce un fascicolo che raccoglie la documentazione essenziale: progetto formativo e programma, elenco e curricula dei docenti, registro presenze firmato, materiali didattici o loro indice, prove di verifica e verbale con gli esiti, copia degli attestati rilasciati. Per le modalità a distanza il fascicolo include anche i report di tracciamento della piattaforma. La conservazione è prevista per almeno dieci anni.
Quando la formazione è erogata da un ente esterno, il fascicolo resta in capo all'ente, ma l'azienda ha tutto l'interesse a riceverne copia o almeno a ottenere l'impegno contrattuale alla consegna su richiesta. Dieci anni sono un tempo lungo: l'ente può cessare l'attività, cambiare ragione sociale, perdere l'accreditamento. Se un infortunio accade sette anni dopo il corso e il fascicolo non è più reperibile, l'azienda avrà solo un attestato.
Un sistema documentale efficace in azienda prevede un archivio digitale organizzato per lavoratore e per corso, con nomi file standardizzati, scadenze calcolate automaticamente e un indice che collega ogni attestato al relativo fascicolo. Per un RSPP che gestisce diverse sedi o più clienti, uno scadenzario unico con avvisi a 90 e 30 giorni dalla scadenza riduce drasticamente il rischio di formazione scaduta, soprattutto per i preposti con periodicità biennale e per gli operatori di attrezzature. La scelta di un software dedicato o di un foglio di calcolo ben strutturato dipende dalla dimensione aziendale, non dall'obbligo, che resta identico.