La verifica dell'efficacia ha bisogno di una regia e di osservatori. La regia è tipicamente del servizio di prevenzione, che definisce strumenti, frequenze e campione; gli osservatori sono i preposti e i dirigenti, che vivono il reparto ogni giorno. Coinvolgerli ha un doppio vantaggio: la verifica diventa parte della vigilanza ordinaria prevista dall'articolo 19 e il preposto stesso rafforza il proprio ruolo.
Quanto ai tempi, una regola pratica è collocare una prima verifica tra uno e tre mesi dopo il corso, quando l'effetto dell'aula si è attenuato ma le abitudini non sono ancora consolidate, e poi integrare le osservazioni nel ciclo ordinario dei sopralluoghi. Per figure ad alta criticità, come gli addetti agli ingressi in spazi confinati o i manovratori di gru, è opportuno verificare la prima esecuzione reale dopo la formazione.
La documentazione può essere semplice: una scheda con data, reparto, lavoratore o gruppo osservato, corso di riferimento, comportamenti verificati, esito e azioni conseguenti, firmata dall'osservatore. Raccolte in un registro, anche digitale, le schede diventano dati: percentuale di comportamenti conformi per reparto, per corso, per periodo. Presentate nella riunione periodica dell'articolo 35, offrono al datore di lavoro e al RLS un'evidenza concreta dell'utilità degli investimenti formativi. La scheda non deve diventare uno strumento disciplinare, altrimenti i preposti tenderanno a non compilarla e i lavoratori a nascondere le difficoltà: va presentata come strumento di miglioramento del processo formativo e della vigilanza.