Il regolamento definisce la modifica sostanziale come una modifica fisica o digitale, non prevista né pianificata dal fabbricante, che incide sulla sicurezza della macchina creando un nuovo pericolo o aumentando un rischio esistente, tale da richiedere l'aggiunta di ripari o dispositivi di protezione o modifiche al sistema di comando. La persona fisica o giuridica che esegue una modifica sostanziale è considerata fabbricante e ne assume gli obblighi per la parte modificata o, se la modifica incide sull'insieme, per l'intera macchina.
Fino a oggi in Italia il tema era trattato soprattutto attraverso documenti interpretativi ministeriali e la prassi. Ora la definizione è scritta nel testo e include esplicitamente l'aspetto digitale. Esempi concreti: riprogrammare un robot per una velocità superiore a quella prevista, disattivare una funzione di sicurezza tramite parametro, installare un modulo software di terze parti che modifica la logica del ciclo, aumentare la portata di un sollevatore agendo sul limitatore elettronico.
L'errore frequente è considerare questi interventi come semplice manutenzione o personalizzazione. Se la modifica rientra nella definizione, l'azienda che la esegue deve rifare la valutazione dei rischi della macchina, aggiornare il fascicolo tecnico, applicare la procedura di valutazione della conformità prevista e rilasciare una nuova dichiarazione. Il RSPP dovrebbe pretendere che ogni richiesta di modifica a macchine e impianti passi da una procedura di gestione del cambiamento con una domanda esplicita: questa modifica è prevista dal fabbricante?