Una procedura di acquisto ben costruita è lo strumento più efficace che il RSPP ha per governare l'arrivo di nuove tecnologie. Nel periodo a cavallo del 20 gennaio 2027 conviene aggiornarla con alcuni controlli specifici.
In fase di richiesta d'offerta: descrivere l'uso previsto, l'ambiente, il livello di formazione degli operatori e le interfacce con altre macchine; chiedere quale regime normativo sarà applicato alla dichiarazione; chiedere se sono presenti funzioni di sicurezza gestite da software, connessioni remote o funzioni di apprendimento automatico; chiedere se è previsto l'intervento di un organismo notificato e con quale modulo.
In fase di ordine, con clausole scritte nel contratto: indicare chi è il fabbricante dell'insieme in caso di linea, chi è l'importatore se il fornitore è extraeuropeo, in che lingua e formato saranno fornite le istruzioni, se si richiede la copia cartacea.
In fase di consegna e collaudo: verificare corrispondenza tra modello, numero di serie e dichiarazione; controllare marcatura e targhe; archiviare istruzioni digitali e versioni software; provare funzionalmente arresti, interblocchi e dispositivi sensibili; aggiornare il documento di valutazione dei rischi, il registro dei controlli e i programmi di formazione e addestramento.
Un errore ricorrente è firmare il verbale di accettazione prima delle prove sulle funzioni di sicurezza: dopo il pagamento, il potere contrattuale per ottenere correzioni si riduce drasticamente.