Il documento di valutazione dei rischi dovrebbe trattare ogni nuova tecnologia significativa con una scheda propria, collegata alle mansioni e alle aree interessate. Una struttura che si è dimostrata pratica comprende alcuni elementi ricorrenti.
Descrizione del sistema e della finalità: che cosa fa, quale rischio intende ridurre, chi ne è il fabbricante o il fornitore e con quale inquadramento normativo, se macchina, quasi-macchina integrata, DPI, sistema di IA, attrezzatura generica.
Analisi dei pericoli introdotti: meccanici, elettrici, legati al software e alla connettività, ergonomici fisici e cognitivi, organizzativi, relativi alla riservatezza. Modi di guasto prevedibili e comportamento del sistema in caso di guasto o di perdita di connessione.
Misure adottate e rischio residuo, distinguendo misure di prodotto dichiarate dal fornitore, misure di installazione e misure organizzative. Procedure di funzionamento degradato, cioè cosa fanno le persone quando la tecnologia non è disponibile, e misure per mantenere le competenze manuali.
Controlli e verifiche: periodicità delle prove funzionali, delle misure di validazione, delle revisioni del software, con indicazione dei responsabili.
Formazione, addestramento e informazione specifici, compresa l'alfabetizzazione all'IA ove pertinente; adempimenti collegati come accordo sindacale, valutazione d'impatto, informativa; indicatori per monitorare l'efficacia, come allarmi, quasi incidenti, segnalazioni di disagio e tasso di utilizzo effettivo.