Uno schema semplice e diffuso nella letteratura tecnica per non dimenticare intere categorie di prove è quello delle quattro P: people, position, parts, paper. Persone indica tutti i testimoni diretti e indiretti, compresi chi ha programmato il lavoro, chi ha fatto l'ultima manutenzione e chi ha prestato i primi soccorsi. Posizione riguarda la collocazione di persone, mezzi, materiali e attrezzature nel momento dell'evento e nei minuti precedenti. Parti comprende i componenti fisici: pezzi rotti, utensili, DPI indossati, attrezzature coinvolte. Carte include ogni documento pertinente.
Le evidenze hanno una diversa deperibilità. Le posizioni sono le più fragili: bastano pochi minuti di traffico in un piazzale logistico per cancellare tracce di frenata o spostare un pallet. Le testimonianze si degradano nell'arco di ore e giorni, contaminate dai racconti dei colleghi. I componenti fisici durano di più ma possono essere riparati o rottamati. I documenti sono in genere stabili, salvo i dati elettronici soggetti a sovrascrittura automatica, come le registrazioni video o i log di macchina.
Ne deriva un ordine operativo: prima si fissano posizioni e condizioni con fotografie e misure, poi si raccolgono i nominativi e si separano i testimoni, quindi si mettono in custodia i componenti rilevanti con un'etichetta che indichi data, luogo e persona che li ha prelevati, infine si richiedono copie dei documenti e si bloccano le sovrascritture dei dati digitali.