I documenti mostrano come il lavoro era stato immaginato, ed è dal confronto con il lavoro reale che emergono molte cause. L'elenco di base comprende la parte di DVR relativa alla mansione e all'area, le procedure e istruzioni operative, i permessi di lavoro emessi, il registro di manutenzione e le schede di intervento, i verbali delle verifiche periodiche delle attrezzature, le attestazioni di formazione e addestramento, i giudizi di idoneità, la consegna dei DPI, i turni e gli orari degli ultimi giorni, il DUVRI e i verbali di coordinamento se è coinvolta un'impresa esterna.
La lettura deve essere critica. Non basta verificare che il documento esista: bisogna chiedersi se descriveva correttamente il rischio che si è manifestato, se era comprensibile per chi doveva applicarlo, se era aggiornato rispetto all'ultima modifica della macchina o del layout, se era effettivamente disponibile sul posto. Una procedura di blocco energie di dodici pagine conservata nell'ufficio tecnico non ha la stessa efficacia di una scheda plastificata appesa al quadro.
Attenzione anche ai documenti che mancano. L'assenza di un permesso di lavoro per un intervento che lo richiedeva, la mancanza di registrazione di un guasto ricorrente, una formazione specifica mai erogata a un neoassunto sono evidenze a tutti gli effetti. Conviene annotare in un elenco quali documenti sono stati richiesti, a chi, quando sono stati ricevuti e in quale versione, per ricostruire in seguito il percorso dell'indagine.