Alcune situazioni richiedono attenzioni particolari. Un collega che ha assistito a un infortunio grave può essere in stato di shock acuto: in quel momento l'intervista approfondita è inopportuna e si limita la raccolta a pochi dati essenziali, rinviando il resto. Il preposto o il collega che si sente in qualche modo responsabile tenderà a giustificarsi o, al contrario, ad addossarsi colpe non proprie; in entrambi i casi l'intervistatore deve riportare il discorso sui fatti osservati.
Con lavoratori stranieri la barriera linguistica può alterare profondamente il contenuto. Un collega connazionale può aiutare, ma non dovrebbe essere coinvolto nell'evento né avere un ruolo gerarchico sul testimone, perché la traduzione rischia di diventare un filtro. Domande semplici, frasi brevi, l'uso di disegni, fotografie e della dimostrazione sul posto riducono i fraintendimenti. Conviene verificare la comprensione chiedendo di ripetere con parole proprie, non domandando semplicemente se è tutto chiaro.
Nel caso di dipendenti di imprese appaltatrici o in somministrazione, l'intervista va concordata con il loro datore di lavoro, che resta titolare del rapporto. Questi lavoratori possono temere di perdere la commessa o il contratto e quindi minimizzare. È utile che all'intervista partecipi anche il loro RSPP o un referente dell'impresa, chiarendo che lo scopo è comprendere le interfacce tra organizzazioni, come il passaggio di informazioni sui rischi o la gestione dei permessi di lavoro.