Il metodo dei cinque perché nasce nel sistema produttivo Toyota ed è associato a Taiichi Ohno, che lo usava per risolvere problemi di qualità e di fermo macchina. La sua forza è la semplicità: partendo dalla descrizione precisa del problema si chiede perché è accaduto, si risponde con un fatto, e sulla risposta si ripete la domanda, finché si arriva a una causa su cui l'organizzazione può agire. Il numero cinque è indicativo: talvolta bastano tre passaggi, altre volte ne servono sette.
Perché funzioni servono alcune regole. La formulazione iniziale deve essere oggettiva e specifica, per esempio «il magazziniere è stato colpito al piede dalle forche del carrello in retromarcia nella corsia 12», e non «incidente con il carrello». Ogni risposta deve essere verificata con un'evidenza raccolta in fase di indagine, non con un'opinione. Le risposte devono descrivere processi e condizioni, non giudizi sulle persone: «non ha guardato» è un punto di partenza per un altro perché, non una conclusione.
Il metodo va applicato in gruppo, con persone che conoscono il processo, e scritto in modo visibile, su una lavagna o in un modulo condiviso, così che ciascun passaggio possa essere discusso. Al termine si fa una verifica a ritroso: leggendo la catena dal basso verso l'alto con la formula «quindi», ogni passaggio deve risultare logicamente conseguente. Se un anello suona forzato, l'analisi va ripresa da quel punto. Il modulo compilato, firmato dai partecipanti, va allegato alla scheda dell'evento insieme alle evidenze che sostengono ogni risposta.