La prima regola riguarda il materiale di partenza: l'albero si costruisce solo con fatti accertati, formulati in modo oggettivo e misurabile. «L'operatore era stanco» è un'interpretazione; «l'operatore aveva lavorato tredici ore il giorno precedente e aveva iniziato il turno alle sei» è un fatto. Ogni fatto si scrive in una casella con una frase breve, soggetto e verbo, evitando giudizi e negazioni generiche come «mancanza di attenzione».
La costruzione procede da destra verso sinistra o dall'alto verso il basso, partendo dalla lesione. Per ogni casella il gruppo si pone tre domande: che cosa è stato necessario perché questo fatto accadesse? È stato sufficiente o sono servite altre condizioni? Se uno di questi antecedenti non ci fosse stato, il fatto si sarebbe verificato comunque? Le risposte determinano se aggiungere uno o più fatti e quale relazione tracciare.
L'analisi si arresta su un ramo quando i fatti trovati sono condizioni permanenti che non derivano da altri fatti indagabili nell'ambito dell'evento, oppure quando le informazioni disponibili non consentono di proseguire, nel qual caso la lacuna va segnalata. Un errore frequente è introdurre nell'albero ciò che sarebbe dovuto accadere, come la procedura non rispettata: l'albero descrive ciò che è accaduto realmente. La differenza rispetto al prescritto emerge poi nel confronto con i documenti e alimenta la definizione delle misure. Un facilitatore esperto controlla infine che ogni casella abbia un solo fatto, perché due fatti uniti nascondono una relazione non analizzata.