Lo stile del rapporto deve essere fattuale, neutro e preciso. Si descrivono azioni e condizioni, non intenzioni o stati d'animo; si evitano aggettivi valutativi come «grave negligenza» o «comportamento sconsiderato», che non aggiungono informazioni e possono pesare in sede legale. Al posto di «l'operatore ha imprudentemente rimosso la protezione» si scrive che la protezione risultava rimossa, che non è stato possibile stabilire da chi, e che la rimozione richiedeva un comune cacciavite.
Il rapporto è un documento aziendale che può essere richiesto dall'organo di vigilanza o acquisito nell'ambito di un procedimento penale. Questo non deve spingere a edulcorare i contenuti, perché un'indagine reticente danneggia la prevenzione e mina la credibilità dell'azienda. Significa invece separare chiaramente fatti, analisi e raccomandazioni, documentare ogni affermazione e sottoporre la bozza al datore di lavoro, eventualmente con il supporto del legale aziendale per eventi molto gravi, senza che questo alteri i fatti.
La riservatezza riguarda soprattutto i dati personali e sanitari. L'infortunato e i testimoni vanno indicati con il ruolo o con un codice nelle versioni destinate alla diffusione interna, conservando l'elenco nominativo solo nella versione integrale ad accesso limitato. Le informazioni sanitarie si riportano nella misura strettamente necessaria a descrivere la lesione. Una versione sintetica e anonima, distinta dal rapporto completo, è lo strumento giusto per condividere le lezioni con il resto dell'azienda.