Per tradurre questo blocco in pratica conviene predisporre fin da ora gli strumenti, prima del prossimo evento. Una procedura aziendale di indagine che definisca livelli, criteri di attivazione, composizione dei gruppi, metodi minimi, tempi e responsabilità di approvazione. Un kit di indagine con macchina fotografica, strumenti di misura, nastro di delimitazione, etichette per i reperti, moduli di primo intervento e di intervista. Un registro unico delle azioni collegato al programma di miglioramento del DVR.
Quando l'evento accade, la sequenza da seguire è chiara: messa in sicurezza e soccorso, preservazione delle evidenze deperibili, attivazione del gruppo con mandato scritto, raccolta secondo lo schema delle quattro P, interviste separate e tempestive, costruzione della timeline. Poi l'analisi con il metodo proporzionato al livello, la validazione delle cause con i test di necessità e sufficienza, la stesura del rapporto con linguaggio fattuale e la definizione di azioni collegate alle cause, privilegiando quelle forti.
Il ciclo si completa con la rielaborazione del DVR quando l'evento è significativo, la verifica di attuazione ed efficacia, la chiusura documentata e la diffusione delle lezioni in formati adatti ai destinatari. A distanza di un anno l'analisi trasversale delle indagini mostra se l'organizzazione sta davvero imparando. Il ruolo del RSPP in tutto questo percorso è garantire il metodo, proteggere l'indipendenza dell'analisi e mantenere viva la domanda sul perché.