Tradurre i contenuti di queste ore in pratica richiede un calendario, perché quasi tutte le misure funzionano solo se preparate in anticipo. Tra marzo e maggio si colloca la fase preparatoria per l'estate: riesame del capitolo caldo del DVR e della procedura con i livelli d'azione, verifica delle ordinanze regionali dell'anno, incontro con il medico competente, acquisto e verifica delle dotazioni come gazebo, borse frigo e kit di raffreddamento, manutenzione dei climatizzatori delle cabine e degli impianti di ventilazione, formazione annuale di lavoratori, preposti e addetti al primo soccorso, accordi sull'orario estivo e sugli appalti di agosto.
Da giugno a settembre la gestione è quotidiana: consultazione delle previsioni, attivazione dei livelli, registrazione delle misure applicate e dei malori, attenzione particolare ai primi caldi e ai rientri dalle ferie. In autunno l'attenzione si sposta sugli eventi intensi di pioggia: verifica dei sistemi di drenaggio e delle pompe, controllo dei locali allagabili, aggiornamento della parte meteo del piano di emergenza e prova di una sospensione per allerta. L'inverno è il periodo naturale per pianificare le misure strutturali da inserire nel bilancio, come coperture riflettenti, tende alle baie, ombreggiamenti fissi.
Il radon segue un calendario proprio: la misura annuale va avviata per tempo, tenendo conto dei 24 mesi a disposizione, e programmata nel registro delle scadenze insieme alla ripetizione a otto anni. Lo scadenziario del servizio di prevenzione evita che restino affidate alla memoria di chi le ha avviate.