Le tecnologie che organizzano il lavoro producono dati sui lavoratori: posizione dei mezzi tramite GPS, tempi di prelievo dal terminale, accessi ai sistemi, telecamere nei reparti. L'art. 4 della L. 300/1970, come riformulato nel 2015, consente l'impiego di impianti audiovisivi e altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale, previo accordo sindacale o, in mancanza, autorizzazione dell'Ispettorato del lavoro. L'accordo non è richiesto per gli strumenti utilizzati per rendere la prestazione e per la registrazione degli accessi e delle presenze.
Il D.Lgs. 104/2022 ha aggiunto un obbligo informativo specifico quando il datore di lavoro utilizza sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati per l'assunzione, la gestione del rapporto, l'assegnazione di compiti, la sorveglianza, la valutazione delle prestazioni. Il DL 48/2023 ha poi circoscritto l'obbligo ai sistemi integralmente automatizzati.
Per il RSPP questi dati sono un'opportunità e un rischio. Possono rivelare situazioni pericolose, come eccessi di velocità dei carrelli o permanenze anomale in aree isolate, ma il loro uso disciplinare produce sfiducia e riduce le segnalazioni spontanee. La soluzione più equilibrata è dichiarare in modo trasparente le finalità prevenzionistiche, utilizzare i dati in forma aggregata per individuare problemi di sistema, coinvolgere il RLS nella definizione delle regole e tenere distinti analisi di sicurezza e procedimenti disciplinari.