La Direttiva 2000/78/CE sulla parità di trattamento in materia di occupazione vieta le discriminazioni fondate su religione, convinzioni personali, disabilità, età e orientamento sessuale, ed è stata recepita in Italia con il D.Lgs. 216/2003. A seguito di una procedura di infrazione, il legislatore ha introdotto nell'articolo 3 di quel decreto il comma 3-bis, che obbliga i datori di lavoro pubblici e privati ad adottare accomodamenti ragionevoli per garantire alle persone con disabilità la piena eguaglianza con gli altri lavoratori. La nozione di disabilità rilevante è ampia, di matrice europea, e comprende anche limitazioni durature derivanti da malattie croniche, non solo le invalidità certificate.
L'accomodamento ragionevole è una modifica appropriata dell'ambiente, dell'attrezzatura o dell'organizzazione, che non imponga un onere sproporzionato. Esempi concreti: un sollevatore a ventosa per un magazziniere con limitazioni alla spalla, un software di sintesi vocale per un impiegato ipovedente, un orario articolato per chi segue terapie periodiche, un posto auto vicino all'ingresso, una postazione al piano terra.
Il RSPP entra in gioco perché ogni accomodamento deve essere valutato anche sotto il profilo della sicurezza: un ausilio introdotto senza verifica può creare rischi nuovi, ad esempio un sollevatore non compatibile con la portata del banco o un percorso alternativo che attraversa un'area di transito dei carrelli. La valutazione documentata delle soluzioni esaminate tutela anche l'azienda in caso di contenzioso.