Un programma di promozione della salute efficace segue le stesse logiche di un progetto di miglioramento. Si parte da un'analisi del contesto: dati aggregati del medico competente su fattori di rischio come sovrappeso, ipertensione, fumo, sedentarietà; risultati di questionari anonimi sugli stili di vita e sul benessere; caratteristiche della popolazione aziendale per età, genere, turni e provenienza. Un'azienda con molti turnisti notturni avrà priorità diverse da un ufficio con lavoratori sedentari.
Si costituisce poi un gruppo di lavoro con direzione, risorse umane, medico competente, RSPP e RLS, e possibilmente lavoratori volontari che fungano da promotori nei reparti. Si scelgono pochi obiettivi misurabili, ad esempio ridurre la quota di fumatori, aumentare la partecipazione a uno screening proposto dal servizio sanitario, migliorare l'offerta della mensa, e si pianificano le azioni con tempi e responsabili.
Gli indicatori vanno definiti in anticipo e distinguono processo e risultato. Indicatori di processo sono la partecipazione alle iniziative, il numero di pratiche attivate, la copertura dei diversi turni e reparti. Indicatori di risultato sono le variazioni di comportamenti e fattori di rischio misurate a distanza di uno o due anni, sempre in forma aggregata. Un errore tipico è organizzare eventi isolati, come una giornata della salute, senza continuità né misura, che producono entusiasmo iniziale ma nessun cambiamento stabile.