Un programma efficace parte da una pianificazione annuale che assegna a ogni dirigente un numero di visite, tipicamente da due a quattro al mese, distribuite su aree diverse, turni diversi e, quando possibile, anche in orari scomodi come il turno di notte o il sabato. Visitare sempre lo stesso reparto alle dieci del mattino offre una visione parziale e, alla lunga, prevedibile.
La durata consigliata è tra i trenta e i sessanta minuti. Conviene scegliere un tema di attenzione per ciascuna visita, legato ai rischi principali del DVR o a eventi recenti: per esempio interazione tra pedoni e carrelli in magazzino, gestione dei carichi sospesi in carpenteria, lavori di manutenzione su impianti in servizio. Il tema orienta lo sguardo senza trasformare la visita in una check list.
Prima della visita il dirigente dovrebbe conoscere i dati essenziali dell'area: eventi e quasi incidenti recenti, azioni aperte, eventuali segnalazioni dell'RLS. Il preposto dell'area va informato, non per preparare la scena ma per evitare che la visita sia vissuta come un controllo a sorpresa. Il dirigente indossa tutti i DPI richiesti nell'area e rispetta i percorsi pedonali: è un dettaglio che i lavoratori notano immediatamente. Infine va predisposta una scheda semplice, che riporti data, area, persone incontrate, osservazioni positive, temi emersi e impegni assunti, da trasmettere al RSPP entro la giornata. Dopo i primi tre mesi conviene rivedere il calendario in base alle aree più critiche emerse.