Una delle idee più utili introdotte dalla prospettiva Safety-II è la distinzione tra lavoro immaginato, work-as-imagined, e lavoro svolto, work-as-done. Il lavoro immaginato è quello descritto da procedure, istruzioni, DVR e cicli di lavoro, pensato da chi progetta e dirige. Il lavoro svolto è quello che le persone fanno realmente, adattandosi a materiali difformi, attrezzature usurate, ritardi, colleghi assenti, richieste urgenti. Alcuni autori aggiungono il lavoro prescritto e il lavoro dichiarato, cioè quello che le persone raccontano di fare quando vengono interrogate.
La distanza tra le due versioni non è necessariamente una violazione. Spesso è proprio l'adattamento intelligente degli operatori a far funzionare il sistema. Diventa un problema quando l'organizzazione non la conosce: le valutazioni dei rischi si basano su un lavoro che non esiste e le misure di prevenzione mancano il bersaglio.
Un esempio frequente riguarda le manutenzioni elettriche in un impianto di depurazione. La procedura prevede il sezionamento del quadro generale, ma il quadro alimenta anche le pompe di sollevamento, che non possono fermarsi a lungo. Di fatto gli elettricisti lavorano sezionando solo le singole partenze, con modalità non descritte. Per il RSPP la domanda corretta non è come imporre la procedura scritta, ma come rendere sicuro il lavoro realmente necessario, aggiornando procedura e valutazione insieme a chi lo esegue. Le osservazioni si fanno meglio in coppia con un operatore esperto.