Molte aziende hanno accumulato negli anni un'enorme quantità di documenti di sicurezza: procedure duplicate, moduli che nessuno legge, check list compilate a fine turno tutte uguali, firme richieste per prendere visione di documenti che nessuno ha spiegato. Questo eccesso, che nella letteratura anglosassone viene chiamato safety clutter, non migliora la sicurezza e può peggiorarla: diluisce l'attenzione, alimenta il cinismo e rende più difficile individuare le informazioni davvero critiche.
Un intervento di semplificazione parte da un inventario. Per ogni documento si chiede: da quale obbligo deriva, a chi serve, chi lo usa realmente, cosa succederebbe se non esistesse. Le risposte permettono di distinguere tre categorie: documenti obbligatori per legge, come il DVR, i registri di controllo delle attrezzature o i verbali di consegna dei DPI; documenti utili ma da semplificare, come istruzioni operative troppo lunghe; documenti privi di valore, da eliminare.
Un esempio concreto riguarda le check list pre-uso dei carrelli elevatori. In molte aziende sono composte da trenta voci compilate in pochi secondi con una crocetta su tutte le caselle. Riducendole alle otto o dieci voci davvero critiche, come freni, catene, forche, segnalatore acustico, dispositivi di ritenuta dell'operatore, e chiedendo di segnalare solo le anomalie, la qualità del controllo migliora. La semplificazione va documentata, motivata e condivisa con l'RLS, così da dimostrare che le tutele restano invariate.