Il numero e la qualità delle segnalazioni spontanee, di quasi incidenti, condizioni pericolose e proposte di miglioramento, sono tra gli indicatori più sensibili dello stato della cultura. La gestione tecnica di raccolta e analisi è materia già nota a chi ha frequentato il modulo A; qui interessa leggerla come segnale di fiducia. Un reparto che non segnala nulla non è un reparto sicuro: è un reparto in cui le persone non vedono utilità nel segnalare o temono le conseguenze.
Tre fattori influenzano la disponibilità a segnalare. Il primo è la reazione alla prima segnalazione: se chi segnala viene interrogato con sospetto, o peggio coinvolto in un procedimento, la notizia si diffonde e le segnalazioni si fermano. Il secondo è il ritorno: chi segnala deve ricevere una risposta in tempi brevi, sapere cosa è stato deciso e vedere un cambiamento, anche piccolo. Il terzo è la semplicità del canale: un modulo di due pagine scoraggia; una scheda breve, una foto inviata al preposto o un'annotazione durante il briefing funzionano meglio.
Un andamento tipico nelle aziende che migliorano la cultura è l'aumento delle segnalazioni nei primi mesi, seguito da un cambiamento nel loro contenuto: dalle lamentele generiche si passa a segnalazioni precise, con proposte di soluzione. Il RSPP dovrebbe preparare la direzione a questo aumento iniziale, spiegando che non indica un peggioramento della sicurezza ma una maggiore trasparenza, ed evitare che venga interpretato come un problema da contenere.