Ogni KPI dovrebbe avere una scheda tecnica, breve ma rigorosa, approvata dalla direzione. Senza scheda il significato dell'indicatore cambia ogni volta che cambia la persona che lo calcola, e dopo due anni il trend non è più confrontabile. La scheda serve anche all'auditor e all'organo di vigilanza per capire come è stato prodotto un numero riportato in un verbale.
I campi minimi sono: nome e codice; scopo, cioè quale rischio o processo controlla e quale decisione supporta; formula di calcolo con numeratore e denominatore definiti in modo univoco; fonte dei dati e sistema da cui si estraggono; frequenza di calcolo e di presentazione; responsabile della raccolta e responsabile del risultato, che spesso sono persone diverse; valore obiettivo e soglie di attenzione; modalità di presentazione grafica; data di introduzione e storico delle modifiche.
Prendiamo l'indicatore «formazione valida per mansione». Senza scheda qualcuno lo calcola sulle persone in organico, altri sui soli presenti, altri ancora includono i somministrati. Con la scheda si stabilisce che il denominatore sono tutti i lavoratori che hanno operato nel mese nella mansione, compresi somministrati e distaccati, e il numeratore quelli con formazione generale, specifica e addestramento in corso di validità secondo l'Accordo Stato-Regioni del 2025. La scheda diventa così anche uno strumento di controllo della conformità, perché ogni scostamento dal cento per cento corrisponde a nomi e scadenze da gestire.