L'art. 11 del D.Lgs. 151/2001 chiede al datore di lavoro, nell'ambito della valutazione dei rischi, di individuare per ogni mansione la natura, il grado e la durata dell'esposizione delle lavoratrici gestanti, puerpere o in allattamento, e di stabilire le misure da adottare. Il comma 2 aggiunge un obbligo spesso dimenticato: informare le lavoratrici e i loro rappresentanti per la sicurezza sui risultati della valutazione e sulle misure di prevenzione e protezione.
La valutazione va fatta prima, non quando arriva il certificato di gravidanza. Se il DVR già indica, mansione per mansione, se la lavoratrice in gravidanza può restare, con quali modifiche, oppure va spostata, la gestione del singolo caso diventa rapida e coerente. Inoltre l'informazione preventiva è importante perché le prime settimane di gestazione sono le più delicate per alcuni agenti, come solventi o agenti biologici, e spesso la lavoratrice non ha ancora comunicato il proprio stato.
Un formato efficace è una scheda per mansione con tre colonne: fattori di rischio presenti, riferimento al divieto o all'allegato applicabile, decisione per gravidanza e per il periodo fino ai sette mesi del figlio. Per un'impiegata amministrativa con lavoro al videoterminale la scheda indicherà di solito la compatibilità con accorgimenti su postura e pause; per un'addetta al confezionamento in linea con movimentazione di colli e stazione eretta prolungata indicherà invece lo spostamento obbligatorio già dal primo giorno.