Le nozioni di base sui DPI, cioè definizione, categorie del Regolamento UE 2016/425 e marcatura, sono state affrontate nel Modulo A. Qui l'attenzione si sposta sulla gestione: un DPI efficace è il risultato di un ciclo che comprende analisi del rischio residuo, selezione, prova, consegna con informazione e addestramento, uso controllato, manutenzione, sostituzione e riesame. Se uno di questi passaggi manca, il dispositivo migliore sul mercato può fallire.
L'art. 75 del D.Lgs. 81/08 ricorda il presupposto: i DPI vanno impiegati quando i rischi non possono essere evitati o sufficientemente ridotti da misure tecniche di prevenzione, da mezzi di protezione collettiva, da misure, metodi o procedimenti di riorganizzazione del lavoro. L'art. 77 descrive gli obblighi del datore di lavoro in sequenza logica: analizzare e valutare i rischi che non possono essere evitati con altri mezzi, individuare le caratteristiche dei DPI necessarie, valutarne le caratteristiche sul mercato confrontandole con le esigenze, aggiornare la scelta quando intervengono variazioni significative.
Il DM 2 maggio 2001, richiamato dall'art. 79, riporta i criteri per l'individuazione e l'uso dei DPI attraverso norme tecniche UNI di riferimento per dispositivi di protezione delle vie respiratorie, dell'udito, degli occhi, per indumenti, guanti e calzature. Per il servizio di prevenzione il programma DPI è un sistema documentato, con un responsabile, un budget e indicatori, non una voce di spesa del magazzino.