Un DPI perde efficacia con l'uso, il tempo e la conservazione scorretta. L'art. 77, comma 4, lettera a, obbliga il datore di lavoro a mantenere in efficienza i DPI e ad assicurarne le condizioni d'igiene mediante la manutenzione, le riparazioni e le sostituzioni necessarie, secondo le eventuali indicazioni del fabbricante. La nota informativa è quindi il documento guida: indica durata, condizioni di stoccaggio, metodi di pulizia ammessi, criteri di scarto.
Per i dispositivi anticaduta la UNI EN 365 prevede, oltre al controllo prima di ogni uso da parte dell'utilizzatore, un esame periodico almeno ogni 12 mesi effettuato da persona competente, con registrazione su una scheda identificativa del singolo dispositivo; un'imbracatura che ha arrestato una caduta va ritirata e valutata. Per gli elmetti di protezione la durata dipende da materiale ed esposizione ai raggi UV, secondo quanto dichiarato dal fabbricante. I filtri per gas vanno sostituiti in base a tempi calcolati o a indicatori di fine servizio, non quando si sente l'odore, che indica che la protezione è già venuta meno.
Nel magazzino servono condizioni adeguate: lontano da fonti di calore, solventi e luce solare diretta, con rotazione delle scorte in base alla data di fabbricazione. In reparto, armadietti o contenitori puliti evitano che il facciale filtrante resti appeso al quadro elettrico sporco di polvere. L'ASPP può gestire un registro digitale che segnala scadenze e ispezioni in arrivo.