Le tecniche strutturate funzionano solo se applicate da un gruppo multidisciplinare. Il RSPP da solo conosce la normativa e i metodi, ma raramente conosce i dettagli di funzionamento di un impianto quanto il manutentore che lo ripara da quindici anni. Un gruppo efficace comprende in genere un facilitatore che conosce il metodo, un tecnico di processo o di produzione, un manutentore meccanico o elettrico, un preposto o un operatore esperto della linea e, quando possibile, il RLS. Per impianti nuovi può essere utile la presenza del fornitore o del progettista.
Il facilitatore non deve imporre le proprie risposte: pone le domande, mantiene il ritmo, evita che la discussione si fermi su un singolo dettaglio e verifica che ogni nodo o componente venga esaminato. Un segretario registra in tempo reale scenari, cause, conseguenze, misure esistenti e azioni proposte, così che al termine della sessione il verbale sia già quasi completo.
Gli errori ricorrenti sono noti. Sessioni troppo lunghe, oltre tre o quattro ore, abbassano la qualità delle risposte. La presenza del responsabile gerarchico può inibire gli operatori dal raccontare le scorciatoie reali. Disegni e schemi non aggiornati portano ad analizzare un impianto che non esiste più. Prima della riunione il RSPP deve quindi raccogliere schemi aggiornati, manuali d'uso, registri di manutenzione e storico degli infortuni e dei mancati infortuni, e fare un sopralluogo per verificare che la documentazione corrisponda allo stato reale.