Prima di scrivere qualsiasi procedura conviene disegnare la mappa dei processi che, in un'azienda reale, producono o controllano la sicurezza. Un processo è una sequenza di attività con un ingresso, un responsabile e un risultato atteso. Per la prevenzione i processi ricorrenti sono pochi e ben riconoscibili: valutazione dei rischi e suo aggiornamento, formazione e addestramento, sorveglianza sanitaria, gestione delle attrezzature e delle manutenzioni, gestione di DPI e sostanze, gestione delle emergenze, gestione di appalti e fornitori, gestione di infortuni e mancati incidenti, gestione dei cambiamenti.
Per ciascun processo la mappa dovrebbe rispondere a cinque domande: chi lo possiede, cosa lo avvia, quali documenti produce, con quali altri processi scambia informazioni e quale indicatore ne misura il funzionamento. Il processo appalti, ad esempio, nasce da una richiesta dell'ufficio tecnico, passa per l'ufficio acquisti, coinvolge il RSPP per la parte interferenze e si chiude con la valutazione finale del fornitore.
In una media impresa alimentare questo esercizio fa spesso emergere buchi evidenti: l'ufficio acquisti ordina un nuovo detergente senza che nessuno chieda la scheda di sicurezza, oppure la manutenzione installa un nastro trasportatore senza che il DVR venga aggiornato. La mappa non è un disegno da appendere: è lo strumento con cui il RSPP individua i punti di contatto dove la sicurezza tende a perdersi e decide dove servono procedure scritte e dove basta una regola chiara.