I documenti di un sistema di gestione si organizzano in livelli, dal più generale al più operativo. Al vertice sta la politica per la salute e sicurezza, una dichiarazione breve firmata dal datore di lavoro che fissa impegni e principi. Segue, quando esiste, un manuale o documento di sistema che descrive l'organizzazione nel suo complesso e rimanda agli altri documenti. Al terzo livello si collocano le procedure gestionali, che regolano processi trasversali come la gestione degli appalti o la formazione. Più in basso ci sono le istruzioni operative, legate a una singola attività o macchina. Alla base si trovano moduli e registrazioni, cioè le prove che quanto previsto è stato fatto.
La piramide ha due funzioni pratiche. Evita contraddizioni, perché ogni livello deve essere coerente con quello superiore, e permette di aggiornare un'istruzione senza riscrivere la procedura che la richiama. Inoltre consente a ciascun destinatario di leggere solo ciò che gli serve: l'operatore di linea non ha bisogno del manuale, ma deve conoscere perfettamente l'istruzione della propria postazione.
Un errore frequente nelle PMI è appiattire tutto su un unico livello: decine di procedure lunghe venti pagine che mescolano principi generali e regolazioni di macchina. Il risultato è che nessuno le legge. Una buona regola è che il volume dei documenti cresca scendendo verso la base, mentre la lunghezza del singolo documento diminuisca: poche procedure snelle, molte istruzioni brevi, moduli semplici da compilare.