Procedura e istruzione operativa vengono spesso usate come sinonimi, ma rispondono a domande diverse. La procedura descrive come funziona un processo che coinvolge più funzioni aziendali: chi fa cosa, in che sequenza, con quali responsabilità e quali registrazioni. L'istruzione operativa descrive come si esegue un compito specifico in sicurezza, passo dopo passo, ed è rivolta a chi materialmente lo svolge.
Prendiamo un'azienda di carpenteria metallica. La procedura di gestione delle attrezzature stabilisce che l'ufficio tecnico censisce le macchine, la manutenzione pianifica i controlli, il preposto verifica lo stato prima dell'uso e il RSPP aggiorna il DVR in caso di modifica. L'istruzione operativa per la piegatrice, invece, spiega all'operatore come regolare le barriere fotoelettriche, come posizionare la lamiera, cosa fare se la macchina si arresta in modo anomalo e quali DPI indossare e quando chiamare il manutentore.
Il confine conta per tre motivi. Il primo è il destinatario: la procedura parla ai responsabili, l'istruzione all'operatore. Il secondo è il linguaggio: la prima può essere descrittiva, la seconda deve essere imperativa e sintetica. Il terzo è la frequenza di revisione: una procedura gestionale resta stabile per anni, mentre un'istruzione cambia ogni volta che cambia la macchina o il metodo. Mescolare i due livelli produce documenti troppo astratti per il reparto e troppo dettagliati per la direzione, e quindi ignorati da entrambi.