Una procedura gestionale ben costruita segue uno schema riconoscibile che il lettore impara a usare. Si apre con lo scopo, una o due righe che dicono quale problema risolve. Segue il campo di applicazione, che delimita reparti, attività e soggetti coinvolti, comprese le eventuali esclusioni. Vengono poi i riferimenti, cioè le norme di legge e tecniche e gli altri documenti interni richiamati, e un breve glossario dei termini che potrebbero essere fraintesi.
Il cuore è la sezione delle responsabilità e delle modalità operative. Qui è utile una descrizione sequenziale accompagnata, nella versione cartacea, da un diagramma di flusso che mostri le attività e i passaggi di consegne tra funzioni. Ogni passaggio deve avere un titolare preciso, indicato per funzione e non per nome, così che la procedura sopravviva ai cambi di personale. Chiudono la procedura l'elenco delle registrazioni prodotte, con il tempo di conservazione, e la tabella delle revisioni.
In un'azienda di servizi ambientali, una procedura per la gestione dei mancati incidenti costruita così dirà, ad esempio, che qualsiasi lavoratore compila la scheda, il preposto la valida entro due giorni, l'ASPP la classifica e il RSPP presenta l'analisi dei trend alla riunione periodica. Le scadenze interne vanno scelte in modo realistico: un termine troppo stretto viene sistematicamente disatteso e svuota di credibilità l'intero documento. Meglio pochi impegni rispettati che molti impegni scritti e mai verificati.