L'istruzione operativa è il documento più vicino al rischio reale, e proprio per questo deve essere progettata pensando a chi la usa: spesso in piedi, con i guanti, in un ambiente rumoroso, talvolta con una padronanza limitata dell'italiano. Il formato ideale non supera una o due pagine e può essere affisso a bordo macchina in formato plastificato o consultato da un QR code.
Alcune regole di scrittura fanno la differenza. Frasi brevi con il verbo all'imperativo all'inizio: «Premi», «Verifica», «Attendi». Un'azione per ogni passo, numerata in sequenza. Fotografie o disegni della macchina reale, con frecce sui comandi citati, al posto di descrizioni verbali. Avvertenze di pericolo collocate immediatamente prima del passo a cui si riferiscono, non raccolte in fondo. Pittogrammi coerenti con quelli della segnaletica aziendale.
In un impianto di imbottigliamento con molti operatori stranieri, un'istruzione per lo sblocco della etichettatrice riscritta con sei fotografie e otto passi brevi ha sostituito un testo di tre pagine. La prova del nove è semplice: si consegna l'istruzione a un operatore esperto di un altro reparto e lo si osserva eseguire il compito senza aiuto. Ogni esitazione indica un passo poco chiaro. Questa prova di usabilità, da ripetere a ogni revisione significativa, richiede venti minuti e vale più di qualsiasi revisione a tavolino, perché mette in luce le differenze tra il lavoro immaginato in ufficio e il lavoro reale.