Un sistema documentale perde affidabilità nel momento in cui in reparto circolano versioni diverse dello stesso documento. Il controllo dei documenti serve a garantire che chi lavora usi sempre l'edizione valida. Le regole minime riguardano quattro momenti: emissione, distribuzione, revisione e ritiro.
All'emissione ogni documento riceve un codice univoco, un numero di revisione, una data e la firma di chi lo ha redatto, verificato e approvato. È utile separare queste tre figure: l'ASPP può redigere, il preposto di reparto verificare la fattibilità, il datore di lavoro o il dirigente delegato approvare. La distribuzione va tracciata con una lista che indichi dove si trovano le copie controllate, comprese quelle affisse a bordo macchina. La revisione si attiva per cause precise: modifica dell'impianto, infortunio o mancato incidente, esito di audit, nuova normativa, segnalazione dei lavoratori. Il ritiro delle copie superate deve essere fisico, non solo annunciato.
In molte aziende la soluzione più pratica è un archivio digitale unico, con le copie stampate marcate come copia controllata e un registro delle revisioni. Le versioni superate si conservano in un archivio storico, perché in caso di infortunio sarà necessario dimostrare quale istruzione era in vigore in quella data. Un errore ricorrente è aggiornare il file sul server dimenticando il foglio plastificato sulla macchina, che resta vecchio di tre revisioni e contraddice ciò che il preposto insegna.